Papiervernietigers

Papiervernietiger kopen: waar kies je voor?

Een papiervernietiger is meer dan een apparaat dat papier klein maakt. Het is je eerste verdediging tegen datalekken. Persoonsgegevens, contracten, offertes en interne stukken horen niet leesbaar in de papierbak, zeker niet nu je onder de AVG aantoonbaar zorgvuldig met gegevens moet omgaan. Welke vernietiger past, hangt af van drie dingen: waar je hem gebruikt, hoeveel je vernietigt en hoe gevoelig je documenten zijn. Die drie samen bepalen het type, de doorvoercapaciteit en het veiligheidsniveau dat je nodig hebt. Hieronder lopen we ze stap voor stap met je door.

Welke papiervernietiger past bij jouw situatie?

Wij delen onze papiervernietigers in op gebruikssituatie, want een apparaat voor het thuiskantoor stelt heel andere eisen dan een machine die een hele afdeling bedient. Het grootste verschil zit in hoe vaak je vernietigt en hoeveel papier er per keer doorheen gaat. Een model dat een paar keer per week een handvol vellen verwerkt, is heel anders gebouwd dan een machine die de hele dag door draait. Bepaal daarom eerst waar het apparaat komt te staan en hoe intensief je het gaat gebruiken.

Thuiskantoor of persoonlijk gebruik

Voor één persoon die af en toe iets vernietigt. Denk aan enkele documenten per dag tot een paar keer per week, zoals post met persoonsgegevens of oude afschriften. Deze compacte modellen verwerken meestal 1 tot 9 vellen per keer en zijn bedoeld voor kort gebruik van enkele minuten achter elkaar. Ze zijn stil en passen onder of naast je bureau.

Werkplek of bureau

Voor iemand die dagelijks vertrouwelijke stukken verwerkt en meerdere keren per dag vernietigt. Deze apparaten verwerken vaak 10 tot 19 vellen per keer en zijn geschikt voor middellang gebruik, ruwweg 10 tot 30 minuten achter elkaar. Ze staan permanent bij je werkplek zodat je documenten meteen kunt vernietigen in plaats van te verzamelen.

Afdeling of etage

Voor gedeeld gebruik door meerdere collega's op een afdeling. Hier gaat de hele dag door papier doorheen, dus deze machines zijn gebouwd voor lang tot continu gebruik en een grotere opvangbak die niet elk uur geleegd hoeft te worden. De doorvoercapaciteit ligt hoger, zodat niemand hoeft te wachten.

Archief, groot volume of bedrijfsmatig gebruik

Voor het structureel vernietigen van grote hoeveelheden, bijvoorbeeld bij het opschonen van archieven of bij een verhuizing. Deze machines verwerken 100 vellen of meer per keer, draaien continu en zijn gemaakt om urenlang op hoog tempo door te werken zonder oververhit te raken.

Twijfel je nog tussen twee situaties? Kies dan het zwaardere model. Een machine die ruim boven je dagelijkse hoeveelheid zit, gaat langer mee en loopt minder snel vast dan een apparaat dat je constant tot het maximum belast. Bekijk anders eerst het volledige overzicht papiervernietigers.

Waar let je op bij het kiezen?

Veiligheidsniveau volgens DIN 66399

Het veiligheidsniveau bepaalt hoe klein een document wordt vernietigd, en dus hoe moeilijk het te herstellen is. Deze niveaus zijn vastgelegd in de internationale DIN 66399-norm en lopen van P-2 tot en met P-7. Hoe hoger het cijfer, hoe kleiner de deeltjes en hoe gevoeliger de informatie die je ermee mag vernietigen. Het verschil tussen de niveaus is groter dan het lijkt:

• P-2: brede stroken. Geschikt voor algemene, niet-vertrouwelijke documenten zoals reclame of interne memo's. Relatief eenvoudig te reconstrueren, dus niet voor persoonsgegevens.
• P-3: snippers van circa 320 mm². Voor gevoeligere interne stukken waarbij je wat meer bescherming wilt, zonder strikte privacy-eis.
• P-4: snippers van circa 160 mm². Het meestgekozen niveau en de standaard voor persoonsgegevens onder de AVG, zoals klantgegevens, personeelsdossiers, offertes en contracten.
• P-5: microsnippers van circa 30 mm². Voor vertrouwelijke persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie, denk aan financiële, medische of HR-stukken. Reconstructie is nauwelijks nog haalbaar.
• P-6: microsnippers van circa 10 mm². Voor zeer gevoelige en geheime informatie zoals bedrijfsgeheimen, strategische plannen of ontwikkelwerk. Praktisch onmogelijk te herstellen.
• P-7: microsnippers van circa 5 mm². Het hoogste niveau, bedoeld voor strikt geheime informatie. Je ziet dit vooral bij overheid, defensie en inlichtingendiensten.

Kort samengevat: voor de meeste bedrijven die persoonsgegevens verwerken is P-4 de veilige standaard. Werk je met financieel of medisch gevoelige dossiers, dan stap je naar P-5. Alles daarboven is voor uitzonderlijk gevoelige of geheime informatie.

Soort vernietiging

Het veiligheidsniveau hangt direct samen met hoe de machine snijdt. Bij stroken wordt het papier alleen in de lengte gesneden, wat het snelst maar het minst veilig is. Snippers worden in de lengte én breedte gesneden en vormen kleine stukjes. Microsnippers maken de allerkleinste deeltjes en horen bij de hoogste niveaus. Hoe fijner de vernietiging, hoe veiliger, maar ook hoe zwaarder de machine wordt belast.

Doorvoercapaciteit

De doorvoercapaciteit geeft aan hoeveel vellen je in één keer kunt vernietigen. Werkplekmodellen verwerken een handvol vellen, terwijl afdelings- en volumemachines 20, 100 of meer vellen tegelijk aankunnen. Kies deze bewust wat ruimer dan je gemiddelde stapel, want een machine constant tot het maximum belasten verhoogt de kans op vastlopen.

Onafgebroken gebruikstijd

Dit is hoelang een machine achter elkaar kan draaien voordat hij moet afkoelen. De verschillen zijn groot: kort gebruik tot ongeveer 10 minuten past bij een thuiskantoor, middellang gebruik van 10 tot 30 minuten bij een werkplek, en lang of continu gebruik bij een afdeling of archief. Kies je hier te licht, dan valt de machine tijdens een grote klus stil om af te koelen.

Wat de machine nog meer vernietigt

Naast papier verwerken veel modellen ook nietjes en paperclips, zodat je documenten niet eerst hoeft te ontdoen van bevestigingsmateriaal. Een groot deel kan daarnaast creditcards, pasjes en cd's of dvd's vernietigen. Werk je met betaalpassen of oude gegevensdragers? Kies dan bewust een model dat daar geschikt voor is, zodat je alles op één plek veilig kunt vernietigen.

Papierinvoer en opvangbak

Bij handmatige invoer voer je zelf vel voor vel of een klein stapeltje in. Bij automatische invoer leg je een hele stapel in de lade en vernietigt de machine die zelfstandig, wat veel tijd scheelt bij grotere hoeveelheden. Let ook op de opvangbak: een uitneembare bak maakt het legen makkelijker en hygiënischer, en een ruime inhoud betekent minder vaak legen.

Toebehoren en onderhoud

Met het juiste onderhoud gaat een papiervernietiger jarenlang mee. Het belangrijkste is regelmatig onderhoud van de snijmessen en de opvangbak.

Snijkopolie

De snijmessen hebben smering nodig om soepel te blijven werken. Droge messen lopen sneller vast en slijten harder, zeker bij micro-snijdende modellen die zwaarder worden belast. Met speciale snijkopolie of geolied vernietigpapier houd je de messen scherp. Bij intensief gebruik olie je de machine wekelijks, bij lichter gebruik periodiek.

Opvangzakken

Passende opvangzakken houden het legen schoon en snel, en voorkomen dat snippers naast de bak vallen. Gebruik zakken die op het formaat van jouw model zijn afgestemd voor de beste pasvorm.

Onderhoudsroutine

Leeg de opvangbak op tijd, want een volle bak is de meest voorkomende oorzaak van vastlopen. Respecteer daarnaast de maximale doorvoer en forceer geen nietjes of pasjes in modellen die daar niet voor gemaakt zijn. Veel machines hebben een automatische terugloopfunctie en een oververhittingsbeveiliging die de machine beschermen, maar voorkomen is beter dan de machine laten stilvallen. Alle bijbehorende olie en zakken vind je bij de toebehoren voor papiervernietigers.

Advies bij het kiezen van een papiervernietiger

Nog niet zeker over het niveau, de capaciteit of het type dat bij je past? Onze experts helpen je graag aan de juiste keuze, of je nu één apparaat zoekt voor thuis of een oplossing voor een hele afdeling. Bel 085-0440440 of mail naar info@datas.nl.

Veelgestelde vragen